Ratiodata gewinnt Deutschen Akademischen Austauschdienst als Outsourcing-Kunden

DAAD rechnet ca. 750 Beschäftige im In- und Ausland mit einer bei Ratiodata gehosteten PAISY-Lösung ab.
 
Münster, 11. Juli 2011. Bis Ende 2010 noch erledigte der Deutsche Akademische Austauschdienst (DAAD) seine Personalabrechnung auf dem eigenen PAISY-System. Weil aber Investitionen in neue Software-Updates sowie Hardware anstanden und dies langfristig hohe Kosten und Personalaufwand bedeutet hätte, beschloss der DAAD, die Anwendung künftig im Outsourcing zu betreiben. Den Auftrag erhielt nach einer öffentlichen Ausschreibung die Ratiodata. Sie betreibt das PAISY-System im gesicherten Rechenzentrumsbetrieb, stellt die Anwendung unter einer klassischen Benutzeroberfläche zur Verfügung und übernimmt alle erforderlichen Wartungsarbeiten.
 
DAAD-Personalreferent Jörg Adolphi und vier Kolleginnen und Kollegen arbeiten mit der Client-Server Anwendung von PAISY in Echtzeitverarbeitung. Sie erledigen damit die Abrechnung sowohl der Inlands- wie auch der weltweit Beschäftigten des DAAD. Bei diesen müssen andere Zuschläge, Währungsumrechnungen und weitere Besonderheiten berücksichtigt werden. Die Anwender können auf dem Ratiodata-Server so autonom arbeiten, als wäre das System im Unternehmen installiert. Verarbeitet wird beim DAAD der Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD); eine TVöD-kundige anwenderspezifische Hotline der Ratiodata hilft bei etwaigen Problemen.
 
Den Vorteil der Outsourcing-Lösung beschreibt Ulrike Malinowski vom Referat ERP-Anwendungen des DAAD so: „Das PAISY-System läuft nun auf einer modernen Plattform und für uns entfällt die komplette EDV-Systematik der Anwendung. Wir können fein abgestufte Zugriffsrechte einrichten lassen. Zudem übernimmt Ratiodata für uns auch den Abrechnungsservice, startet also nach Vereinbarung Abrechnungsläufe und erledigt die Nachbearbeitung, d.h. übernimmt das Meldewesen für alle zuständigen Annahmestellen wie z.B. Sozialversicherung, Krankenkassen etc.“
 
Über die reine PAISY-Nutzung hinaus möchte der DAAD zukünftig auf weitere Ratiodata-Anwendungen im Personalumfeld zugreifen, darunter PAISY Report. Mit diesem Tool werden detaillierte Analysen und Statistiken aus Stammdaten, Lohnkontenwerten und der Kostenrechnungsdatei erstellt.
  
Für alle von Ratiodata bereitgestellten Anwendungen liegen die aktuellsten Zertifizierungen und Gütesiegel vor. Außerdem werden die Schnittstellen zu den finanzbuchhalterischen Systemen des Kunden bedient.
  
Über die Ratiodata GmbH:
  
Die Ratiodata IT-Lösungen & Services GmbH ist ein Unternehmen der GAD-Gruppe. Sie zählt mit ca. 400 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und einem Umsatz von rund 100 Mio. Euro zu den großen Systemhäusern und IT-Dienstleistern in Deutschland. Zum Leistungsspektrum gehören professionelle Dienstleistungen in den Bereichen Scan- & Dokumenten-Service, IT-Systeme & Services, Personal-Systeme & Services und Speziallösungen.
 
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DOKU@WEB pro – Völlig neue Lösung steigert die Kunden-Effizienz nachhaltig

Die einfache Bedienbarkeit und nahtlose Integration von DOKU@WEB® in die IT-Systeme der Kundenunternehmen wird weiter ausgebaut. Hierzu wurde die DOKU@WEB® Plattform von Grund auf neu entwickelt.
  
Die moderne Software-Architektur wie auch die neue ansprechende Oberfläche verzahnen mit Hilfe von Web Services die neuen Funktionen von DOKU@WEB® noch enger mit den Anwendungen bei  Kundenunternehmen. Damit wird es dann möglich sein, jeden Teil von DOKU@WEB® an eine beliebige Stelle einer Anwendung zu integrieren sowie Daten direkt aus den eigenen Systemen und Microsoft Office oder Outlook an DOKU@WEB® zu übertragen.
 
Wie bei allen anderen Funktionen benötigen Kundenunternehmen auch hierfür keine eigene Installation oder Wartung. Diese Funktionen von DOKU@WEB® werden nahtlos in die führenden Anwendungen integriert. „Mitarbeiter müssen dann nicht mehr in andere Anwendungen wechseln, wenn sie die von DATASEC verwalteten Daten und Prozesse aufrufen wollen. Auf diese Weise werden hochkomplexe und große Datenbestände auf einfachste Weise verfügbar gemacht“, sagt Sebastian Weber, Bereichsleiter Vertrieb und Marketing bei DATASEC.
 
Künftig wird es mit DOKU@WEB auch möglich sein, aktuell verwendete Dokumente zu bearbeiten. Damit orientiert sich die Dokumentenverwaltung mit DOKU@WEB an sach- und prozessbezogenen Kriterien und dient nicht nur der Verwaltung von Altbeständen, die lediglich für Recherchezwecke archiviert werden. „Nicht nur das Ende des Lebenszyklus’ von Dokumenten ist für Unternehmen relevant, sondern zunehmend auch die sichere Ablage von aktiven Dokumenten, die von verschiedenen Arbeitsgruppen über eine Zeit bearbeitet werden“, erläutert Weber die neuen Möglichkeiten. Künftig werden Dokumente in DOKU@WEB mit einem Bearbeitungsstatus versehen, so dass alle Beteiligten ein Dokument zum gewünschten Bearbeitungsstand aufrufen können. Darüber hinaus integriert sich die Verwaltung von aktiven Dokumenten direkt in die elektronische Akte und ist somit direkt an der richtigen Stelle im Bearbeitungsprozess vorhanden. Sinnvoll ist das etwa für die Erarbeitung von umfangreichen Produktzulassungen oder Prozessdokumentationen.

Über DATASEC
 
Die Siegener DATASEC Information Factory GmbH ist mit 180 Mitarbeitern der europaweit führende Full-Service-Anbieter im Bereich Geschäftsprozess-dienstleistungen und Dokumentenmanagement. Mit der Digitalisierung von papiergebundenen Dokumenten, der kompletten Übernahme von Eingangs-rechnungsszenarien und dem Betrieb ganzer Poststellen für Kundenunternehmen hat DATASEC das Dokumenten-handling konsequent hin zu einem vollständigen Geschäftsprozess-outsourcing entwickelt. DATASEC stellt seinen Kunden die digitalisierten und erfassten Dokumente revisionssicher und hochperformant über die selbst entwickelte Dokumentenmanagement-plattform DOKU@WEB® bereit. Schwerpunktbranchen mit z.T. eigenen Branchenlösungen sind die Bereiche Immobilien, Gesundheitswesen, Luftfahrt und Automotive.
 
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ADA Möbelfabrik setzt auf den neuen Publisher von bpi solutions

ADA Möbelfabrik entscheidet sich für den neuen bpi Publisher. Die Cross Media Publishing-Lösung aus dem Hause bpi solutions bietet die optimale Unterstützung bei der Erstellung mehrsprachiger Verkaufs- und Preisunterlagen. Mit der aktuellen Version wird die Steuerung und Verwaltung des Serviceangebotes für die Händler nochmals erleichtert.
 
Seit Jahrzehnten steht einer der führenden Polstermöbelhersteller Europas, ADA Möbelfabrik, als Begriff für Wohnqualität auf höchstem Niveau. Das in Österreich, Ungarn und Rumänien produzierende Unternehmen begann um 1900 mit einer kleinen Seilerei. ADA führt heute nahezu alle Arbeiten im eigenen Unternehmen durch, angefangen beim eigenen Sägewerk über die Fertigung bis hin zur Verpackung und Lieferung. Handwerkskunst trifft auf computergesteuerte Produktionstechnik. Präzision und Sorgfalt spielen dabei eine ebenso wichtige Rolle wie kundenorientierte Fertigungszeiten. Traditionell gewachsene Strukturen werden bei ADA mit den Anforderungen eines international zusammenwachsenden Marktes verbunden.
 
ADA Möbelfabrik arbeitete bereits mit der Vorgängerversion. Das Unternehmen schätzt den bpi Publisher, der das Management der Produktdatenvielfalt in einem einheitlichen System ermöglicht. Die Module decken den gesamten Prozess ab – von der Erstellung bis zur individuellen Anpassung der Verkaufsunterlagen. Das Unternehmen setzt den neuen bpi Publisher als zentrales Publishingsystem ein.
 
Der neue bpi Publisher ist eine auf .net Technologie basierende Client-Server-Lösung, die im Zusammenspiel mit Adobe InDesign die erweiterten Anforderungen als zentrales Steuerungssystem im Publishingbereich perfekt abdeckt. Ferner ist der neue bpi Publisher durchgängig unicodefähig. So werden auch die unterschiedlichen landespezifischen Anforderungen in den osteuropäischen Sprachen mühelos umgesetzt.
 
Innerhalb der Unternehmen übernimmt der neue bpi Publisher die Synchronisierung aller Produktinformationen mit verschiedenen Systemen. Die übergreifende Integration der Daten schaltet Medien- und Systembrüche aus und im Zusammenspiel mit der CRM-Branchenlösung bpi Sales Performer werden die unternehmensspezifischen Anforderungen vollständig abgedeckt. Das sorgt für höchste Datenqualität, einem entscheidenden Erfolgsfaktor im Wettbewerb.
 
Über bpi solutions
 
Die bpi solutions gmbh & co. kg, Software- und Beratungshaus in Bielefeld, unterstützt ihre Kunden seit 20 Jahren erfolgreich mit einem unternehmensübergreifenden Lösungskonzept von einfach zu bedienender Standardsoftware und branchenorientierten Lösungen in der Möbelindustrie, Logistik und anderen Branchen. Das Leistungsspektrum reicht von der Beratung, über die Konzeption und die Entwicklung bis zur Integration neuer Anwendungen. Schwerpunkte sind die Optimierung und Automatisierung der Geschäftsprozesse in Marketing, Verkauf und Service. Grundlage sind die eigenen Produkte und Lösungen in den Bereichen Customer Relationship Management, Cross Media Publishing, Supplier Relationship Management und integrierten Portallösungen. Die Lösungen helfen schnelle Kommunikationswege aufzubauen und umfassende Informationen sowohl dem Innen- und Außendienst als auch Kunden, Lieferanten und Partnern zur Verfügung zu stellen.
 
Darüber hinaus ist bpi solutions als Systemintegrator in den Bereichen Geschäftsprozessintegration, Dokumenten Management und Archivierung tätig. Ausgangspunkt sind die auf Standardtechnologien basierenden Lösungen führender Hersteller wie dataglobal GmbH, Insiders Technologies GmbH, Inspire Technologies GmbH, OPTIMAL SYSTEMS GmbH, die nicht nur IT-Systeme integrieren, sondern auch die Geschäftsprozessmodellierung ermöglichen, Prozesse überwachen und Ergebnisse auswerten, sowie Echtzeitinformationen zur Optimierung der Geschäftsprozesse zur Verfügung stellen. Durch innovative Prozessintegration, effektives Datenmanagement und revisionssicheres Archivieren erreichen Unternehmen signifikante Effizienzsteigerungen und sichern durch vorausschauendes Handeln ihren Wettbewerbsvorsprung.
 
Ansprechpartner

Henning Kortkamp
bpi solutions gmbh & co. kg
Krackser Straße 12
33659 Bielefeld
Telefon: 0521 / 94010
Telefax: 0521 / 9401500
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www.bpi-solutions.de

Hans Kemeny
Deutsche Marketing Consulting
Berliner Straße 2b
23611 Bad Schwartau
Telefon: 0451 / 284363
Telefax: 0451 / 284370
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www.deutsche-mc.de

applord GmbH: ecoDMS ab August als Standardsoftware zur Dokumentenverwaltung- und Archivierung auf Amazon erhältlich

Aachen, 08. Juli 2011. Die applord GmbH aus Aachen hat heute die Veröffentlichung der Web Edition des erfolgreichen Dokumenten Management Systems ecoDMS bekanntgegeben. Ab August 2011 wird ecoDMS als Standardsoftware  für die Dokumentenverwaltung- und Archivierung auf Amazon.de zum Verkauf angeboten.
  
ecoDMS gilt schon lange als eines der schnellsten und modernsten Archivierungssysteme. Die benutzerfreundliche Oberfläche und die flexible Gestaltung des Funktionsumfangs ermöglichen den Einsatz des Systems in allen Betriebsgrößen und Branchen.
  
Pünktlich zur Fertigstellung der neuen Version 11.06 (cletus) wird es auch eine ecoDMS Web Edition geben. Diese verfügt über vollen Funktionsumfang für bis zu 20 gleichzeitige Benutzer. OCR (Texterkennung), Volltextindizierung, umfangreiche Suchfunktionen, Posteingangsbearbeitung, Berechtigungssystem, dynamische Klassifizierungsattribute, Versionierung und vieles mehr! Der Preis von 29,90 € pro User macht professionelles Dokumenten Management für jeden möglich.
  
„Die Zufriedenheit unserer Kunden ist uns sehr wichtig. Bei der Entwicklung der neuen ecoDMS Version haben wir sehr viele Kundenvorschläge- und -wünsche umgesetzt. So ist eine Version entstanden, die sich exakt an den Bedürfnissen unserer Kunden orientiert und noch mehr Komfort und Leistung bietet.“, so Christian Warmuth, Entwicklungsleiter der applord GmbH.
 
ecoDMS Version 11.06 (cletus) ist ein optimales Archivsystem. Durch die Digitalisierung von Dokumenten können Informationen automatisch erfasst, sicher aufbewahrt und durch einzigartige Suchfunktionen -wie zum Beispiel der umfassenden Volltextsuche- komfortabel wiedergefunden werden. Das System wurde in QT programmiert, ist plattformunabhängig und zudem flexibel auf Kundenwünsche anpassbar.
  
Selbstverständlich gibt es auch weiterhin eine Free4Three-Edition. Diese verfügt über vollen Funktionsumfang für 3 gleichzeitige Benutzer und kann im Internet kostenlos heruntergeladen werden. Dies und weitere Informationen rund um das Dokumenten Management System können  unter www.suchen-war-gestern.de abgerufen werden.

Output-Management im Mittelpunkt der DMS EXPO

Aussteller, Vorträge und Diskussionen zu aktuellen Trends / Austausch am DOXNET Roundtable
  
Output-Management bildet auch 2011 ein Schwerpunktthema auf der DMS EXPO – Europas Leitmesse und Konferenz für Enterprise Content-, Output- und Dokumentenmanagement. Denn in kaum einem anderen IT-Bereich vollzieht sich derzeit ein größerer Wandel. Dieser Entwicklung trägt die Messe Stuttgart mit dem Ausbau des im vergangenen Jahr auf sehr gute Resonanz gestoßenen Konzepts Rechnung. „Das Thema Output-Management hat eine Messeheimat gefunden, die in diesem Jahr zu einer noch stärkeren Präsenz der Branche beitragen und für einen noch größeren Zulauf sorgen dürfte“, kündigt Dr. Werner Broermann, Leiter des Competence Centers (CC) Output-Management des VOI - Verband Organisations- und Informationssysteme e. V. und Berater bei der Zöller & Partner GmbH, an.
 
Wenn die DMS EXPO vom 20. bis 22. September ihre Pforten öffnet, finden die Besucher einen erweiterten Bereich Output-Management vor. So wird der Stand des CC Output-Management des VOI etwa um die Hälfte größer sein als im vergangenen Jahr und einmal mehr einen zentralen Anlaufpunkt bilden. In unmittelbarer Nähe präsentieren sich namhafte Unternehmen wie beispielsweise Hewlett-Packard.
 
„Die DMS EXPO ist ein Muss für uns, weil man hier das Who-is-Who der Branche trifft. Wo, wenn nicht hier, kann man wichtige Trends und Herausforderungen im Dokumenten- und Output-Management mitbekommen? Gleichzeitig ist sie ein exzellentes Forum, um mit vielen Unternehmern ins Gespräch zu kommen und mehr über ihre Wünsche und Bedürfnisse zu erfahren“, sagt Harald Grumser, SEO bei der Compart AG, die auch zu den Ausstellern zählt. Marc Koch, CEO der legodo ag, ergänzt: „Mit den Bereichen Dokumenten-Management, Output-Management und Dokumentenerstellung können sich Fachbesucher umfassend über passende Lösungen für die gesamte Bandbreite schriftlicher Kundenkommunikation informieren. In diesem Jahr kann aufgrund der Signale aus dem Markt davon ausgegangen werden, dass zusätzlich die Integration von Social Media in die Kundenkommunikation besonderes Interesse finden wird.“
 
Anwender erhalten Informationen zu vielen aktuellen Themen. Dazu gehören der 2010 online gegangene E-Postbrief und De-Mail, für die für Anfang des nächsten Jahres mit den ersten zertifizierten Providern zu rechnen ist. Herausforderungen durch neu auf den Markt gebrachte Geräte wie Smartphones, Pads und Netbooks werden thematisiert, ebenso wie der immer stärker zum Einsatz kommende Farbdruck in der klassischen Briefkommunikation. Weitere Schwerpunkte sind der Formulardruck mit zunehmend komfortableren Verarbeitungsmöglichkeiten, der zentrale Druck von dezentral mit Office-Produkten erstellten Dokumenten und die gestiegenen Anforderungen an die Druckrechenzentren. Tendenzen wie Managed Print Services und gemeinsam verwaltete Druckaufträge mit ihren Auswirkungen auf die Druckinfrastruktur sowie Outsourcing werden ebenfalls beleuchtet.
 
Einzelne Themen zum Output-Management und elektronischen Briefversand spiegeln sich auch im Vortrags- und Konferenzprogramm wider. Sie werden speziell aufbereitet und in sechs Forenblöcken auf der Kongressbühne und auf dem Dialogforum dargestellt. Redner können sich noch am Call for Paper beteiligen und ihre Vorschläge bis zum 24. Juli 2011 bei Dr. Werner Broermann (E-Mail: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!">Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!) einreichen. Ergänzend dazu finden Podiumsdiskussionen statt. Sie rücken am zweiten Messetag das Thema „Elektronischer Briefversand: Wettkampf der Systeme und Interoperabilität?“ und am dritten Messetag die Frage „Wohin entwickeln sich die Kommunikationskanäle?“ in den Fokus. Die Diskussionen bringen auch konträre Meinungen zur Sprache und zeigen damit dem Publikum, wie Anspruch und Wirklichkeit in den Angeboten der Anbieter mit den Vorstellungen ihrer Adressaten zusammenpassen. Hinzu kommt ein weiterer Block zum Thema Output-Management auf dem VOI-Forum.
 
Darüber hinaus lädt DOXNET – the Document X-perts Network e.V., der herstellerneutrale europäische Verband für Fachleute aus dem Digitaldruck und Dokumentenmanagement – am 21. September an den runden Tisch ein. Nachdem der Roundtable bereits im vergangenen Jahr großen Zuspruch erhielt, wird er erneut dazu beitragen, dass sich Anwender und Anbieter der Branche direkt miteinander austauschen können.
 
Die DMS EXPO findet parallel zur IT & Business, Fachmesse für Software, Infrastruktur & IT-Services, statt. Die Besucher können beide Veranstaltungen mit einer Eintrittskarte besuchen. Das Programm ist eng miteinander verzahnt, sodass kaufmännische Entscheider aus dem IT-Feld und den Anwendungsbranchen konkreten Nutzen für ihre tägliche Arbeit erhalten. Parallel zu den beiden Veranstaltungen öffnen die Focusreseller, eine Kongressmesse für den ITK und CE Handel, und die Product Life live, ein Anwenderkongress inklusive Ausstellung für Product Data Management und Product Lifecycle Management, ihre Türen. Damit verwandelt sich die Messe Stuttgart zum IT-Event im Herbst.
 
Weitere Informationen, Pressefotos und Texte sind im Internet abrufbar:
 
http://www.dms-expo.de/
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Cloud Computing live erleben

Cloud- und auch Software as a Service (kurz SaaS)-Konzepte heben die Qualität der Informationstechnologie auf eine völlig neue Ebene. Die Kunden können über einen zentralen Anbieter sämtliche Anwendungen als Dienst einkaufen und vom ersten Tag an nutzen. Der Software-Hersteller OXSEED lädt Anwender, Anbieter und Interessierte zur OXCHANGE 2011 ein, um die Realisierung von komplexen Geschäftsprozessen in der Cloud zu diskutieren und somit ihr Wissen auf den neusten Stand zu bringen.
 
In Zeiten der Globalisierung, in denen allerdings die Auswirkungen der Wirtschaftskrise in Unternehmen noch nicht wieder vollständig „verkraftet“ wurden, müssen Unternehmen so effizient wie möglich ihre Ressourcen nutzen. Hier bietet Cloud Computing neue Möglichkeiten, Prozesse und die Bearbeitung über eine zentrale Software zu vereinfachen, die von möglichst allen Beteiligten problemlos bedient werden kann. Die zugrunde liegende Software wird zentral in Rechenzentren betrieben. Die Anwender arbeiten dann mit dem normalen Web-Browser.
  
Wie man Software als  Service in den Unternehmen nutzen kann, ist das zentrale Thema der OXCHANGE. Hier berichten unterschiedlichste Referenten, was das Thema Cloud für ihr Unternehmen bedeutet und wie sie ihr Unternehmen mit verschiedenen Anwendungsfällen in die Cloud geführt haben. Auch technische Merkmale und ergänzende Partnerangebote werden im Rahmen der OXCHANGE vorgestellt, um dem Besucher einen umfassenden Einblick in die verschiedenen Themen zu geben. Cloud Computing gibt es am Beispiel von OXSEED zum Anfassen: Denn mit einem auf der OXCHANGE generierten Passwort kann sich jeder Teilnehmer in die OXSEED Plattform einloggen und die Software selbst erleben.
 
Welche Weiterentwicklung Cloud- und SaaS-Konzepte in den letzten 2 Jahren vollzogen haben, zeigt der Vergleich zwischen der OXCHANGE 2009 und der im Jahr 2011. Während in 2009 die Software vor allem als Ersatz für Papier – bei der Archivierung, beim Versand, bei der Rechnungsverarbeitung – auf dem Prüfstand kam, wollen heute die Unternehmen komplette Geschäftsprozesse vom Lieferanten bis hin zum Kunden komplett im Internet abbilden und Wertschöpfungen erzielen.
 
Im Mittelpunkt der Diskussionen und Vorträge auf der OXCHANGE – unter anderem von der KATAG AG, der Condor Flugdienst GmbH und der active logistics GmbH –  stehen Konzepte und Lösungen, um mit digitalen Mitteln das kosten- und bearbeitungsintensive Papier aus den Prozessen zu verbannen.
  
Die Referenten berichten, wie sie mit E-Invoicing und E-Billing, digitalen Archiven und Transformationstechnologie die täglichen Arbeitsabläufe beschleunigen und umgehend Einsparungen erzielen. Basis hierfür ist die OXSEED On-Demand-Plattform – sowie Produkte und Services rund um die Themen Enterprise Content Management und Business Process Management.
 
„Es macht die Kultur und die Qualität eines Unternehmens aus, mit welchen technischen Mitteln es seine Herausforderungen löst und Geschäftspartner miteinander vernetzt werden“, sagt Marcus Hartmann, Vorstand der OXSEED AG. „Wir geben den Verantwortlichen die modernsten und besten Werkzeuge in die Hand, mit denen sie diese beiden Faktoren wesentlich verbessern.“

Renommiertes Marktforschungsunternehmen veröffentlicht Bericht über das ZyLAB eDiscovery System als Prototyp für besonders komplexe Prozessanforderungen

Extreme Anforderungen bei UN-Kriegstribunalen als Vorlage für Best Practices für CTOs und CIOs beim zivilrechtlichen E-Discovery
 
Frankfurt, 7. Juli 2011. „ZyLAB: Enabling Prosecution of the Unspeakable“ lautet der Titel des Berichts, den die renommierte International Data Corporation (IDC) jetzt veröffentlicht hat. Dies gab heute ZyLAB, Lösungsanbieter für E-Discovery und Information Management, bekannt. Demnach beschreibt der Bericht des Marktforschungs- und Beratungsunternehmens die tiefreichenden technologischen und operativen Anforderungen, mit denen sich das Informationsmanagement-Team des Anklägers der Vereinten Nationen während verschiedener Kriegstribunale konfrontiert sah. Darüber hinaus werden Best Practices für vergleichbare E-Discovery-Anforderungen bei zivilrechtlichen Prozessen vorgestellt.
 
Laut dem Bericht können “die Herausforderungen, denen sich das Informationsmanagement-Team im Büro des UN-Anklägers gegenüber sah – obwohl oft außerordentlich vom Umfang her und grauenhaft im Inhalt – auch für die eher alltäglichen Herausforderungen erhellend wirken, vor denen viele Unternehmen und Behörden heute stehen.“ Der aktualisierte IDC Report betont die extreme Komplexität von Kriegsverbrecher-Ermittlungen und –Tribunalen, und er zieht Parallelen zu alltäglichen E-Discovery-Projekten bei US- und internationalen zivilrechtlichen Prozessen.
 
Weiterhin werden Themen wie Datenvolumen und -formate, vielfache Fremdsprachen, E-Discovery-Verfahren sowie juristische Prüfung und Produktion aufgegriffen. Auch gibt der Bericht Einblick darüber, wie mehrsprachige juristische Teams bei ihrer Arbeit inmitten verschiedener juristischer Systeme dazu kamen, sich auf das ZyLAB eDiscovery System zu verlassen.
 
“Bei den UN-Kriegsverbrechertribunalen liegen sehr extreme und spezielle Umstände vor, wenn es zu E-Discovery-Anforderungen kommt“, erklärt Johannes C. Scholtes, Chief Strategy Officer von ZyLAB. „Jeder Prozess hatte bisher seine eigenen Schwierigkeiten in Hinblick auf Datenformate, Skalierbarkeit, Sprachunterstützung, Verfahrensordnung und Vertraulichkeit, an die sich die ZyLAB Software jedes Mal angepasst hat. Wir wurden in den härtesten Fällen auf Herz und Nieren geprüft und sind Vorbild für E-Discovery im Handelssektor geworden.“
 
Der Bericht adressiert wichtige Themen für CIOs und CTOs, die sie bei ihren Vorbereitungen für E-Discovery berücksichtigen müssen, einschließlich der Konnektor-Architektur, unterschiedlicher Systemdaten, Recall und Suche, Textanalyse, Taxonomie, mehrsprachiger Betrieb, Multimedia-Verarbeitung und Skalierung.
 
Die ZyLAB eDiscovery-Tools sind weiterhin im Einsatz beim aktuellen Charles Taylor-Prozess in Sierra Leone, außerdem geht das Unternehmen davon aus, dass sie auch maßgebliches Instrument im kommenden Prozess des kürzlich festgenommenen Ratko Mladic in Jugoslawien sein werden.
 
Unter http://www.zylab.com/Resources/IDCReport.aspx steht der neue IDC Bericht (IDC Dokument Doc # 228752, von Hadley Reynolds) kostenlos zum Download bereit. Weitere Informationen zum kompletten E-Discovery Software und Services Portfolio von ZyLAB erhalten Sie unter www.zylab.com.
 
Über ZyLAB Distribution BV:
 
Mit den modularen Lösungen für E-Discovery und unternehmensweites Information Management können Organisationen sämtliche Daten jeglichen Formats verwalten. Damit lassen sich Risiken minimieren, Kosten reduzieren, Sachlagen untersuchen und gleichzeitig die Produktivität dank intelligenter, automatisierter Prozesse steigern. Seit 25 Jahren gehört ZyLAB mit seinen modularen Lösungen zu den führenden Anbietern der Branche und erfüllt als solcher die Anforderungen seiner Kunden. Dazu bietet er ihnen hochentwickelte Technologien rund um die Mehrsprachigkeit, Suche, Inhaltsanalyse, Dokumentprüfung sowie das E-Mail- und Records Management. Das ZyLAB eDiscovery & Production System wurde konform mit dem Electronic Discovery Reference Model (EDRM) entwickelt und umfasst Module für die forensisch auswertbare Datensammlung, die gezielte Aussortierung spezifischer Dokumente, E-Mail-Konvertierung und -Archivierung (Exchange, Lotus Notes und GroupWise) sowie für die juristische Überprüfung. ZyLABs XML-basierte Produkte und Services werden unternehmensweit von Konzernen, Behörden, Gerichten und Kanzleien genutzt. Darüber hinaus kommen sie in speziellen Projekten im Rahmen juristischer Dienstleistungen, Revisionen und Wirtschaftsprüfungen zum Einsatz. Die Systeme sind alternativ auch als SaaS (Software-as-a-Service)-Modell verfügbar.
 
Aktuell hat ZyLAB 1,7 Millionen Nutzerlizenzen in mehr als 9.000 Installationen verkauft. Hauptsitz des Unternehmens ist McLean, Virginia (USA) sowie Amsterdam (NL). Darüber hinaus bedient ZyLAB lokale Märkte über Niederlassungen in New York, San Francisco, Barcelona, Frankfurt, London, Paris und Singapur. Weitere Informationen zu ZyLAB unter www.zylab.de oder auf dem Blog unter http://zylab.wordpress.com/.
 
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PDF/A Competence Center empfiehlt Archivierung elektronischer Rechnungen mit PDF/A

Berlin, 7. Juli 2011. Seit dem 1. Juli 2011 ist die elektronische Rechnung zu der papierbasierten umsatzsteuerrechtlich gleichgestellt. Zahlreiche Experten gehen davon aus, dass Unternehmen dann ihren Rechnungsversand von der postalischen Zustellung auf E-Mails umstellen werden. Die elektronischen Rechnungen müssen sowohl von Kunden- als auch Lieferantenseite elektronisch archiviert werden. Ein Ausdruck auf Papier und dessen Aufbewahrung gilt nicht als rechtskonform. Damit die Rechnungen auch über den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum von zehn Jahren garantiert reproduzierbar bleiben, empfiehlt das PDF/A Competence Center, für die Archivierung PDF/A einzusetzen. Schließlich garantiert das ISO-standardisierte Format für die langfristige Lesbarkeit der Dokumente.
 
Das Steuervereinfachungsgesetz, das am 1. Juli 2011 in Kraft trat, erleichtert Unternehmen den elektronischen Versand von Rechnungen. Bis zu diesem Zeitpunkt mussten elektronische Rechnungen, um dem Umsatzsteuergesetz zu entsprechen, mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sein. Dieses Verfahren schreckt insbesondere kleinere und mittelständische Unternehmen davon ab: Sie setzen zum Großteil auf die Zustellung auf den Postweg.
 
Zahlreiche Experten gehen nun mit dem Abbau technologischer und bürokratischer Hürden davon aus, dass die elektronische Rechnung noch mehr an Bedeutung gewinnt. Schließlich entfallen nicht nur das Porto und der Platzanspruch für die Archivierung: Sowohl Kunde als auch Lieferant können ihre Rechnungseingangs- und -ausgangsbearbeitung automatisieren und damit zusätzlich Kosten sparen. „Damit die elektronischen Rechnungen eventuelle Steuerprüfungen erfolgreich bestehen, müssen sie elektronisch aufbewahrt werden“, erläutert Olaf Drümmer, Vorstandsvorsitzender des PDF/A Competence Center. „Hier gelten dieselben Aufbewahrungszeiten wie bei dem Pendant auf Papier – nämlich zehn Jahre.“
 
Drümmer weiter: „Wir empfehlen, bei der Archivierung von elektronischen Rechnungen PDF/A zu nutzen. Das ISO-Format garantiert eine langfristige Lesbarkeit – unabhängig davon, mit welcher Software oder mit welchem Betriebssystemen man während der Aufbewahrungszeit arbeitet.“
 
Darüber hinaus bietet PDF/A weitere Vorzüge gegenüber anderen Formaten. Hierzu gehören insbesondere Layouttreue, die farbige Darstellung ohne die Dateigrößen massiv nach oben zu drücken und die Volltextdurchsuchbarkeit. Letztere ermöglicht ein problemloses Auslesen buchungsrelevanter Daten, die dann an ein ERP-System zur Verbuchung weitergegeben werden können.
 
Über PDF/A
 
PDF/A ist der ISO Standard 19005 für die Langzeitarchivierung im PDF-Format. Es stellt eine eingegrenzte Variante von PDF dar, ein standardisiertes Profil zur Verwendung von PDF in der Langzeitarchivierung. Der Standard schreibt detailliert vor, welche Inhalte erlaubt sind und welche nicht. Durch diese und andere Vorschriften soll eine langfristige Lesbarkeit der Dokumente garantiert sein – und zwar unabhängig davon, mit welcher Anwendungssoftware und auf welchem Betriebssystem sie ursprünglich erstellt wurden. Die Vorteile von PDF/A, wie zum Beispiel die Fähigkeit zur Volltextsuche, machen es zu einem bevorzugten Archivierungsformat, das bei zahlreichen internationalen Behörden und Unternehmen das TIFF-Format inzwischen verdrängt hat.
 
Über das PDF/A Competence Center
 
Das PDF/A Competence Center wurde 2006 als internationaler Verband gegründet. Ziel des Verbandes ist die Förderung des Informations- und Erfahrungsaustausches auf dem Gebiet der Langzeitarchivierung gemäß ISO 19005: PDF/A. Der Vorstand setzt sich aus Führungskräften der Unternehmen Appligent Document Solutions Inc., callas software GmbH, Compart AG, Crawford Technologies Inc., intarsys consulting GmbH und LuraTech Europe GmbH zusammen. Innerhalb von weniger als zwei Jahren traten über 100 Unternehmen und diverse Experten aus mehr als 20 Ländern dem PDF/A Competence Center als Mitglieder bei. Vorstandsvorsitzender ist Olaf Drümmer, Geschäftsführer der callas software GmbH. Duff Johnson, CEO der Appligent Document Solutions, ist stellvertretender Vorstandsvorsitzender.
 
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