3-Heights™ Produkte sind PDF/A-2 ready

Vor einigen Tagen hat die ISO den Standard ISO 19005-2, besser bekannt als PDF/A-2, freigegeben. Die Komponenten Image to PDF Converter, PDF Producer, PDF to PDF/A Converter, PDF Validator sowie die Document Converter Lösung der PDF Tools AG sind bereit für PDF/A-2.

Der zweite Teil der seit 2005 eingeführten PDF/A-Reihe bietet mehrere, von vielen Herstellern lange erwartete Funktionserweiterungen an. Die wichtigsten sind:

• Die Liste der Kompressionsverfahren wurde um JPEG2000 erweitert
• Transparente Inhalte, wie sie von Grafikprogrammen erzeugt werden, sind nun erlaubt
• Bedingte Inhalte (auch Ebenen genannt) können ein und ausgeblendet werden
• Mehrere PDF/A-Dateien können in einer Datei (Collection, Package) gesammelt werden
• Der zusätzliche Konformitätsgrad U (Unicode) erlaubt die Erzeugung von durchsuchbaren Dateien, ohne dass die strengen Regeln des Konformitätsgrades A (Barrierefreiheit) eingehalten werden müssen

Neu ist zudem, dass PDF/A-2 selber auch auf ISO 32000-1 basiert, dem Standard für PDF 1.7. PDF/A-2 ist als Erweiterung zu PDF/A-1 gedacht. Der zweite Teil soll den ersten ergänzen und nicht etwa ablösen. PDF/A konforme Software muss beide Varianten einwandfrei verarbeiten und wiedergeben können.

www.pdf-tools.com

Elektronische Akten auf dem Vormarsch

Berlin, 21. Juli – Der Mehrwert von elektronischen Akten wird von deutschen Unternehmen immer häufiger geschätzt. Das geht aus einer aktuellen Umfrage des Enterprise Content Management-Experten SAPERION hervor. Auf seiner diesjährigen Anwenderkonferenz befragte das Berliner Softwarehaus über 300 Teilnehmer zu ihrem Umgang mit elektronischen Dokumenten. Immerhin setzen bereits rund 50 Prozent der Befragten die digitale Ablage ein. Weitere 15 Prozent planen die Einführung dieser Art der Dokumentenverwaltung in einem konkreten Projekt.

Der Umfrage zufolge wird das Potential jedoch gerade im Bereich der digitalen Personalakte noch nicht voll ausgeschöpft. Trotz der offensichtlichen Vorteile, wie der Zeitersparnis bei Ablage, unternehmensweiter Suche und Verwaltung von Dokumenten sowie der Einsparung von Kosten, scheuen sich noch einige Unternehmen vor dieser Umstellung. Laut Dr. Martin Bartonitz, Produktmanager bei SAPERION, liegt das vor allem an der Unsicherheit hinsichtlich der Einhaltung von Datenschutzbestimmungen: „Doch anders als bei Papierakten lässt sich bei der elektronischen Variante der Kreis der Personen, die Zugriff auf die Daten und Dokumente bekommen, festlegen. Das heißt, der verantwortliche Personalsachbearbeiter hat die Möglichkeit, bestimmten Anwendern den Zugriff zu gewähren oder zu entziehen.“

Ein weiterer Vorteil einer digitalen Lösung ist die automatisch gesetzeskonforme Speicherung der Dokumente, wie vom Datenschutzgesetz gefordert. Auch hier spielt die Vergabe von Zugriffsrechten eine wichtige Rolle. Jede Bearbeitung wird protokolliert. Darüber hinaus ist die automatische Einhaltung gesetzlicher Vorschriften auch hinsichtlich geltender Aufbewahrungsvorschriften sichergestellt.

Bartonitz resümiert: „Neben der nahtlosen Integration in die führenden Personalmanagement-Systeme, wie zum Beispiel SAP HCM, Varial, Infor oder perbit, bietet die elektronische Personalakte eine Reihe von weiteren wichtigen Funktionen, die bei der Einhaltung von Regeln unterstützen. Auch Unternehmen mit hohen Compliance-Anforderungen brauchen sich keine Sorgen zu machen.“

Pressemitteilungen und Unternehmensnachrichten erhalten Sie auch über http://twitter.com/Saperion_presse sowie den Unternehmensblog http://www.saperionblog.com/

Über SAPERION

Der europäische Softwarehersteller SAPERION bietet mittelständischen und global agierenden Unternehmen eine leistungsstarke Software-Plattform für Enterprise Content Management. Die SAPERION AG arbeitet seit vielen Jahren mit Global Playern zusammen und hat dabei ihre Unkompliziertheit, Beweglichkeit und Reaktionsschnelligkeit bewahrt.

Die Vision von SAPERION ist es, Unternehmen, Menschen und Prozesse zusammenzuführen, damit sie schneller und mit besseren Entscheidungen in den dynamischen Märkten von heute agieren können. Weltweit über 1.850 Unternehmen aus allen Branchen steigern mit SAPERION die Qualität ihrer Produkte, erhöhen die Zufriedenheit ihrer Kunden, senken Kosten und gewinnen so entscheidende Wettbewerbsvorteile. Die Produkte von SAPERION zielen auf drei Kernprobleme vieler Unternehmen: das Optimieren der Prozesse, das Schaffen von Rechtssicherheit und das Integrieren von Informationen. Mehr Informationen unter: www.saperion.com

Kontakt zur SAPERION AG:
Ralf Scherzer Vice President Sales & Marketing SAPERION AG
Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein! 

Für die Presse: LEWIS PR
Pia Erven und Swantje Hagena
Baierbrunner Str. 15
D-81379 München
Tel: +49 (0)89-17 30 19-21 / -42
E-Mail: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein! / Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!

Beta Systems Software AG gewinnt Schweizer Reisedienstleister Hapimag für APX/PCC Scheduling-Lösung

• Hapimag optimiert Unternehmensprozesse künftig mit APX/PCC
• Schweizer Vertriebspartner UNISOFTWARE SA führte Implementierung und Schulung bei Hapimag durch

Berlin/Zürich, 21. Juli 2011 – Die Beta Systems Software AG gewinnt mit der Hapimag AG ihren ersten Neukunden in der Schweiz für die Scheduling-Lösung APX/PCC. Mit dem zentralen Scheduling-System APX/PCC lassen sich Unternehmensprozesse effektiver und plattformübergreifend durchführen. Derzeit werden rund 550 Jobs über APX/PCC ausgeführt, die auf die Systeme SAP, iSeries und Windows Server zugreifen. Die Implementierung und Schulung beim europäischen Anbieter von Ferienwohnrechten und Reisedienstleistungen führte der Systemintegrator UNISOFTWARE SA als Schweizer Vertriebspartner von Beta Systems durch.

Mit dem Production Control Center APX/PCC lassen sich Unternehmensprozesse effektiver und plattformübergreifend umsetzen. Die Steuerung sorgt dafür, dass zum richtigen Zeitpunkt der richtige Job auf dem richtigen Zielrechner mit den passenden Parametern nach seinem Vorgängerjob ausgeführt wird. Die bessere Nutzung aller Ressourcen steigert die Produktivität im Rechenzentrum (RZ) und erhöht den Service-Level des RZ-Betriebs deutlich. Das Scheduling-System lässt sich flexibel in alle IT-Infrastrukturen implementieren und ist hoch skalierbar. Seine ereignisgesteuerten Funktionalitäten machen APX/PCC zu einem führenden State-of-the-Art Scheduling-System.

„APX/PCC hat uns insbesondere aufgrund seines leistungsstarken Funktionsumfangs für SAP-Umgebungen überzeugt. Mit APX/PCC lassen sich Tasks effizient steuern und überwachen, die auf heterogenen Plattformen - wie z. B. iSeries unter OS400, Windows-Server, SAP ECC Applikationen - ausgeführt werden. Dies ist eine wesentliche Anforderung, weshalb wir uns für APX/PCC entschieden haben. Die TCO (Total Cost of Ownership) von APX/PCC ist im Vergleich zur vorher eingesetzten Lösung erheblich geringer“, erläutert Roland Mumenthaler, Head of Data Center bei der Hapimag AG. „Die reibungslose und schnelle Implementierung und Konfiguration innerhalb von nur neun Wochen durch die UNISOFTWARE SA in Zusammenarbeit mit Beta Systems ist eine stolze Leistung, die uns sehr beeindruckt hat.“

Hapimag startete 1963 mit der Idee, flexible Wohnrechte an unterschiedlichen Reisezielen anzubieten, und hat sich seither zum erfolgreichen, europäischen Marktführer entwickelt. Heute verfügt Hapimag über 5300 Apartments in 57 Resorts und Residenzen und ist in 16 Ländern vertreten. Hinzu kommen Partnerschaften für Zusatzangebote sowie eigene Reisedienstleistungen und Services.

Ende der Mitteilung

Beta Systems Software AG

Die Beta Systems Software AG (Prime Standard: BSS, ISIN DE0005224406) bietet Großunternehmen, mittelständischen Firmen und Organisationen branchenübergreifend Softwareprodukte für die kosteneffiziente und sichere Überwachung von IT-Prozessen in high-performance IT-Umgebungen.

Das Software- und Lösungsportfolio umfasst die Bereiche Data & Document Processing, dem sicheren und effizienten Informationsmanagement in Rechenzentren, das höchste Effizienz bei der Verarbeitung von Dokumenten gewährleistet, und Security & Compliance, dem sicheren und effizienten Benutzermanagement für das umfassende Management gesetzlicher Vorgaben. Produkte beider Bereiche werden unter dem übergreifenden Aspekt Überwachung, Risiko-Management und Compliance (»GRC – Governance, Risk Management, Compliance«) und als integrierte Produktsuite entwickelt, vermarktet und vertrieben. Die hochwertigen Infrastruktursoftwareprodukte- und -lösungen erhöhen die Leistungsfähigkeit der Unternehmens-IT in punkto Verfügbarkeit, Skalierbarkeit und Flexibilität. Rechenzentren optimieren ihr Job und Output Management. Darüber hinaus werden insbesondere Unternehmen mit hohen User-Zahlen bei der Automatisierung ihrer IT-Benutzerverwaltung unterstützt.

Beta Systems wurde 1983 gegründet, ist seit 1997 börsennotiert und beschäftigt 325 Mitarbeiter. Sitz des Unternehmens ist Berlin. Beta Systems ist national und international mit 14 eigenen Konzerngesellschaften und zahlreichen Partnerunternehmen aktiv. Weltweit optimieren mehr als 1.300 Kunden in über 3.200 laufenden Installationen ihre Prozesse und verbessern ihre Sicherheit mit Produkten und Lösungen von Beta Systems. Beta Systems generiert rund 50 Prozent seines Umsatzes international.

Weitere Informationen zum Unternehmen und den Produkten sind unter www.betasystems.de zu finden.

Besuchen Sie Beta Systems auch auf

www.twitter.com/BetaSystems und www.facebook.com/BetaSystems und www.xing.com/companies/betasystemssoftwareag

UNISOFTWARE SA

UNISOFTWARE ist ein Value-Added Software-Integrator von Scheduling- und Output-Management-Software.

Seit der Unternehmensgründung vor 26 Jahren verfügt UNISOFTWARE über eine sehr hohe Fachkompetenz im Bereich IT-Rechenzentren mit besonderem Schwerpunkt auf Workload-Automatisierung. UNISOFTWARE setzt auf State-of-the-Art Lösungen, die zuverlässig, einfach zu verwalten sowie einzusetzen und zu konfigurieren sind, und sich infolge durch äußerst wettbewerbsfähige TCO auszeichnen. UNISOFTWARE ist überwiegend in der Schweiz und in Frankreich mit Schwerpunkt auf IT-Rechenzentren  tätig. UNISOFTWARE vertreibt als Value-Added Software-Reseller die APX Scheduling Lösungen eben sowie die Lösungen für das Open-Systems-Umfeld Beta UX-DistributionMaster und Beta UX-LogMaster von Beta Systems.

Zu den Kunden von UNISOFTWARE zählen namhafte Unternehmen aus den unterschiedlichsten Branchen, wie beispielsweise die Cortal Consors Bank, Crédit Logement, Le Foyer Assurance aus dem Finanzsektor, T-Systems France aus der IT-Branche, oder Migros, Union INVIVO bzw. Kraft Foods Suisse aus dem Food- und Retail-Bereich.

Weitere Informationen zum Unternehmen und den Produkten sind unter www.unisoftware.ch zu finden.

Pressekontakt

Unternehmenskontakt:
Beta Systems Software AG
Ina Franke
Manager Corporate Communications
Tel.: +49 (0)30 726 118-571
Fax: +49 (0)30 726 118-850
E-Mail: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!">Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!

UNISOFTWARE SA
Bruno Behier
Verkaufsleiter
Tel.: +41 22 800 39 10
E-Mail: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!">Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!

Agenturkontakt:
HBI PR&MarCom GmbH
Alexandra Janetzko,
Kevin Schmider
Tel.: +49 (0)89 99 38 87-32 / -47
Fax: +49 (0)89 930 24 45
E-Mail: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!">Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!
E-Mail: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!">Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!

iPad im Business-Einsatz: Aufwertung durch elektronische Unterschrift

Signatur-Spezialist SOFTPRO stellt SignDoc Mobile auf DMS EXPO in Stuttgart vor

Die Einsatzmöglichkeiten für Apples iPad und andere Tablets werden für Unternehmen immer vielseitiger. Bislang beschränkt sich dieser Einsatz noch vorwiegend auf die Präsentation von Produkten. Die Tablets können jedoch weitaus mehr. Zahlreiche Lösungen ermöglichen mittlerweile die Anzeige elektronischer Dokumente. Auf der DMS EXPO vom 20. bis 22. September in Stuttgart stellt Softpro den Baustein vor, der für eine fallabschließende Bearbeitung mit iPad & Co. noch benötigt wird: Eine robuste Lösung für das elektronische Unterschreiben. Mit SignDoc Mobile werden Unterschriften auf Tablets überzeugend erfasst und dargestellt. Anschließend werden sich sicher mit dem elektronischen Dokument verbunden. Eines der größten Versicherungsunternehmen weltweit startet mit der Integration von SignDoc Mobile bereits im August 2011.

In seiner ersten Version wird SignDoc Mobile Geräte mit den Betriebssystemen iOS und Android unterstützen. Für die optimierte Anzeige elektronischer Dokumente auf Tablets werden diese in SignDoc Mobile entsprechend aufbereitet. Durch einen Klick auf das Signaturfeld wird die Aufnahme von Unterschriften gestartet. Sowohl die Aufbereitung und Übergabe von Dokumenten wie auch das Starten der Unterschriften-App können über einfache Schnittstellen in Apps oder Web-Portal integriert werden.

SignDoc Mobile basiert auf SignDoc Web, einer vielseitigen Plattform für das elektronische Unterscheiben. SignDoc Web wurde als erste webbasierte Signatur-Lösung vom TÜV Saarland als nutzerfreundliche und sichere Anwendung zertifiziert. Viele Unternehmen in diversen Branchen verarbeiten damit jede Woche zusammengerechnet Hunderttausende von Unterschriften.

Eigenhändige Unterschrift sicher in digitalen Workflow integriert

Zahlreiche Faktoren sorgen dafür, das mit SignDoc Mobile Unterschriften auf iPad & Co. vertrauenswürdig erfasst und verarbeitet werden können: Bei der Erfassung einer Unterschrift auf iPads oder anderen Tablets werden auch biometrische Merkmale des Unterschreibens wie Geschwindigkeit und Druck mit erfasst. Die Daten der Unterschrift werden gemeinsam mit dem Inhalt des Dokuments verschlüsselt gespeichert. Zum Zeitpunkt des Unterschreibens wird ein Zeitstempel erstellt und eine kryptografische Prüfsumme („Hash“) gebildet. Durch diesen Integritätswert lässt sich eine Manipulation am Dokument nach dessen Unterzeichnung  nachweisen.

Es werden nur die für das Ausfüllen und Unterzeichnen nötigen Daten übertragen. Das Dokument selbst verbleibt bis zu seiner abschließenden Bearbeitung („Finalisierung“) in der sicheren Serverumgebung. Anschließend kann das fertige PDF-Dokument vom Webserver geladen, weiterverarbeitet und/oder versandt werden.

Einfache Integritäts-Kontrolle

Es lässt sich ganz einfach überprüfen, wann welche Version eines mit SignDoc Mobile unterschriebenen Dokuments signiert wurde, da SignDoc Mobile diverse Standards berücksichtigt. Die Unterschriften werden als X.509 / PKCS #7-Objekte in das PDF-Dokument eingebettet. Dieses wird konform zum Standard ISO 32000-1:2008 / Adobe PDF 1.7 gespeichert.

Wer als Empfänger den Verdacht hegt, ein Dokument könnte nach dem Signieren manipuliert worden sein könnte, kann im weit verbreiteten Adobe Reader und vielen anderen PDF-Anzeige-Programme eine Gültigkeitsprüfung („Validierung“) vornehmen. In Verbindung mit einer Datenbank für Referenz-Unterschriften wie SignArchive lässt sich bei Bedarf auch automatisch prüfen, ob  tatsächlich die berechtigte Person unterschrieben  hat.

Umfassende Erfahrung mit Tablets

Softpro entwickelt seit 2002 Software-Lösungen für das Unterschreiben auf mobilen Geräten. Lange bevor das iPad viele Nutzer fand, begeisterte Softpro bereits Kunden für Tablet-Lösungen. 2004 gewann die Desktop-Version der Unterschriften-Lösung SignDoc gleich mehrere Wettbewerbe für Anwendungen auf Windows Tablet PCs.

Softpros Mitarbeiter arbeiten seit vielen Jahren täglich auf zahlreiche Formen von Tablets. Zusammengerechnet verfügen die Mitarbeiter des Unternehmens über mehr als 250 Jahre Tablet-Praxis.

Kostenloser Eintritt zur Messe

Neben SignDoc Mobile zeigt Softpro auf der DMS EXPO in Halle 7 am Stand A58 die gesamte Bandbreite seiner Lösungen zum elektronischen Unterschreiben. Wer die Unterschriften-Experten auf der Messe besuchen möchte, kann bis zum 15. September Codes für den kostenlosen Eintritt zur Messe anfordern. Interessenten senden dazu eine E-Mail mit dem Betreff „DMS EXPO: Eintritt“ an Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!.

Softpro ist auf vielen weiteren Messen in der Welt präsent

Softpro stellt in den nächsten Monaten unter anderem neben der CeBIT auf folgenden Messen aus: Unter anderem auf der CeBIT Eurasia Bilişim in Istanbul (Türkei) vom 6. bis 9. Oktober  im deutschen Gemeinschaftspavillon in Halle 3 und auf der Bank-IT-Fachmesse BAI Retail Delivery in Chicago (USA) vom 11. bis 13. Oktober am Stand 1728. Weitere Informationen sind unter www.softpro.de/events abrufbar.

Kurzprofil von SOFTPRO

Die SOFTPRO GmbH ist weltweit führend in der Entwicklung und Vermarktung von Produkten und Lösungen zur digitalen Erfassung, Verwaltung und Prüfung eigenhändiger Unterschriften.

Die Muttergesellschaft der SOFTPRO Gruppe – die SOFTPRO GmbH – ist seit ihrer Gründung 1983 in Böblingen bei Stuttgart zuhause. Vier Tochterfirmen sitzen in den USA, Großbritannien, Indien und Singapur. Repräsentanzen werden in Brasilien und im Libanon unterhalten. Die Gruppe beschäftigt derzeit über sechzig Mitarbeiter. Entwickelt wird die Software „made in Germany“.

Der am schnellsten wachsende Geschäftszweig sind Lösungen für die Elektronische Signatur mit eigenhändiger Unterschrift. SOFTPRO bietet dazu Software - von SDKs über Desktop Clients bis hin zur kompletten Plattform für webbasiertes Signieren. Unterstützt wird eine breite Palette von Gerätetypen zur Erfassung von Unterschriften – von einfachen Pen Pads bis zu Tablet PCs. Damit lassen sich Kosten senken, Geschäftsprozesse beschleunigen, Fehlerquellen eliminieren und Dokumente gegen Manipulation geschützt speichern. Das so eingesparte Papier ist auch ein wichtiger Beitrag zum Umweltschutz.

Der zweite große Geschäftszweig von SOFTPRO ist die Erkennung von Betrugsversuchen durch automatischen Vergleich von Unterschriften. Dieser Vergleich wird in erster Linie für Belege des Zahlungsverkehrs eingesetzt. Ebenfalls automatisch geprüft wird die Übereinstimmung von Unterschriften bei der Briefwahl (u.a. in USA und Großbritannien). Ergänzend werden je nach Bedarf weitere Prüfverfahren eingebunden. Die Ergebnisse der Prüfverfahren werden analysiert, gewichtet und als ganzheitliche Risikobetrachtung präsentiert.

SOFTPROs Lösungen sind derzeit in 31 Ländern auf fünf Kontinenten im Einsatz. Zehn von den 25 größten Banken weltweit sind SOFTPROs Kunden, wie auch Versicherungen, Unternehmen in Handel und Telekommunikation, der öffentlichen Verwaltung und der Energiewirtschaft sowie der Industrie und im Gesundheitswesen.

Weitere Informationen erhalten Sie von:

Jörg-M. Lenz
SOFTPRO GmbH
Manager Öffentlichkeitsarbeit
Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!">Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!

Wilhelmstraße 34
71034 Böblingen
Deutschland
Tel: +49 7031 6606 0
www.softpro.de

Elektronische Rechnungen aus E-Mail

Das Wuppertaler Softwarehaus IQUADRAT AG bietet ab sofort für sein Workflowsystem PHOENIX EasyWorkFlow Version 5.0 eine Outlook-Integration (ab Outlook Version 2007) an. Diese ermöglicht den automatischen Import der Rechnung aus dem E-Mail-Anhang. Die Outlook-Integration ist für bestehende Installationen zum Preis von 2.900 € zzgl. MwSt. erhältlich. Bei Neuinstallationen ist das Modul im Kaufpreis enthalten. Der Integrationsaufwand in die vorhandende Installation beträgt einen Tag.

Durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011 (StVereinfG 2011) sollen durch Änderungen im Umsatzsteuergesetz mit Wirkung ab 1. Juli 2011 die bislang hohen Anforderungen an die elektronische Übermittlung von Rechnungen reduziert werden. Konnte bisher bei einer elektronisch übermittelten Rechnung der Empfänger die Umsatzsteuer nicht geltend machen, so sollen mit Inkrafttreten des Gesetzes Rechnungen in Papierform und elektronisch übermittelte Rechnungen umsatzsteuerlich gleich zu behandeln sein.

Daher kann der Anwender nun eine Rechnung oder aber auch mehrere Rechnungen mit einem Klick im PHOENIX EasyWorkFlow ablegen. Den Original-Beleg gibt das System über eine Schnittstelle an das revisionssichere Archiv ab. Optional dazu kann der Nutzer die Rechnungen, sofern diese als PDF-Dateien vorliegen in TIF-Dateien umwandeln, den Kreditor aus der E-Mailabsenderadresse ermitteln und weitere Informationen wie zum Beispiel Rechnungsdatum, Betrag aus dem Text der E-Mail oder Anhang ins System übernehmen. Diese Vorgehensweise bedeutet eine enorme Zeitersparnis.

Mit PHOENIX EasyWorkflow Workflow sind Szenarien zur automatischen Rechnungsprüfung, zum Bestellwesen, zur Vertragsverwaltung und zur Reklamationsbearbeitung möglich.

GBS nutzt Vertragsmanagement der forcont aus der Cloud

Die GROUP Business Software AG (GBS), weltweiter Anbieter von Lösungen und Services für die IBM Lotus-Plattform, setzt ab sofort auf den internetbasierten Vertragsmanagement-Dienst der forcont business technology gmbh. Dieser nutzt die leistungsstarke Cloud-Plattform GROUP Live in Verbindung mit der technischen Infrastruktur der IBM.

Das auf der Business-Software forcont factory FX basierende Vertragsmanagement dient der zentralen Verwaltung aller wichtigen Vertragsdokumente und -daten. Komplexe Vertragsprozesse werden optimiert und Entscheidungsfindungen beschleunigt. Folgende Funktionen tragen dazu bei: zentrale Ablage und ständige Verfügbarkeit aller Vertragsakten, Reduzierung von Recherchezeiten sowie Verbesserung des Vertragscontrollings bzgl. Fristen und Terminen. Als Software-as-a-Service (SaaS) bietet die Anwendung hohe Flexibilität bei möglichst geringen Kosten. Der Nutzer benötigt nur noch einen PC oder Laptop mit Internetverbindung für einen schnellen, einfachen Zugang zur stets aktuellsten Software-Version von jedem Ort und zu jeder Zeit.

Ein wichtiges Entscheidungskriterium für Vertragsmanagement aus der Cloud war die Herausforderung seitens GBS, alle im Konzern agierenden Unternehmen weltweit eine Datenbank nutzen zu lassen. Somit hat auch die Geschäftsführung in Deutschland Zugriff auf sämtliche Vertragsdokumente – unabhängig davon, ob diese aus Nordamerika, England oder Deutschland stammen. „Die globale Verfügbarkeit der Dokumente, die zentrale Ordnungsvorgabe bei der Vertragsablage und die einfache Sprachwahl für das jeweilige Profil waren wichtige Argumente für das Vertragsmanagement der forcont“, sagt Christian Bähringer, Rechtsanwalt und Vorstandsassistent bei GBS. Die Sicherheit der sensiblen Daten ist durch das deutsche Rechenzentrum der IBM in Ehningen gewährleistet.


Über GBS

Die GBS Enterprises-Gruppe, zu der auch die GROUP Business Software AG gehört, ist führender Anbieter von Lösungen und Services für die IBM Lotus-Plattform. Weltweit vertrauen mehr als 4.000 Kunden und 4 Millionen Anwender der Expertise von GBS in den Bereichen Cloud Computing, E-Mail-Management und -Archivierung, Instant Messaging, CRM, Corporate Compliance, Workflow und Administration. Der Konzern ist an 13 Standorten in Nordamerika, Ost- und Mitteleuropa sowie Großbritannien tätig. Die europäische Konzernzentrale befindet sich in Frankfurt/Deutschland, die nordamerikanische Konzernzentrale in New York City/USA. Weitere Informationen unter www.gbs.com

Expertenmangel in der Logistikbranche

Unternehmen müssen ihre Fachkräfte weiterbilden

Zwei Jahre nach dem Konjunktureinbruch 2009 befindet sich die Transport- und Logistikbranche wieder auf Wachstumskurs. Die Nachfrage nach Logistikexperten in Unternehmen ist groß.

Simone Runge, Wissenschaftlerin am FIR an der RWTH Aachen, weiß, welche Schlüsselqualifikationen in der Branche gefragt sind. „Wir erleben derzeit einen akuten Expertenmangel. Es fehlt den Unternehmen an Mitarbeitern, die die Konzepte und Methoden des modernen Logistikmanagements beherrschen“, so Runge.

Bei der Eröffnung der „transport logistic 2011“ im Mai betonte der Verkehrsminister und CSU-Politiker Peter Ramsauer die Bedeutung der Logistik für die deutsche Wirtschaft. Unternehmen, Verbände und Politik müssten gemeinsam die Werbetrommel für Berufe in der Logistik rühren. Die Logistikbranche sei eine der zukunftsweisendsten Branchen der kommenden Jahrzehnte.

Desto wichtiger ist es, dass sich Unternehmen den aktuellen Herausforderungen in diesem Bereich stellen. Eine Möglichkeit der Weiterbildung bietet das FIR mit dem Zertifikatkurs „Chief Logistics Manager“. Dieses Fortbildungsangebot richtet sich gezielt an Fach- und Führungskräfte, die ihre Expertise in der Logistik und im Supply-Chain-Management weiter ausbauen möchten.

„Unternehmen müssen heute mit Nachfrageschwankungen, kurzen Lieferzeitanforderungen und zunehmendem Wettbewerbs- und Kostendruck umgehen können“, erklärt Runge. Mit dem Kurs „Chief Logistics Manager“ will das Institut die Unternehmen bei der Bewältigung dieser Herausforderungen unterstützen. Bereits zum zweiten Mal qualifiziert das FIR führende Mitarbeiter der teilnehmenden Unternehmen in Kooperation mit der „RWTH Aachen International Academy“ zu Logistikexperten. Dabei geht es dem FIR besonders um die enge Verdrahtung zwischen theoretischen Ansätzen und praxisrelevanter Umsetzung des erlernten Wissens. Unterstützt wird der „Chief Logistics Manager“ durch Referenten namhafter Firmen und Forschungseinrichtungen.

„In dem Zertifikatkurs legen wir großen Wert darauf, dass die Teilnehmer sowohl theoretisches Handwerkszeug fundiert vermittelt bekommen als auch in ihrem eigenen Unternehmen direkt umsetzen können“, so Runge. Um die Umsetzbarkeit des Erlernten zu gewährleisten, hat sich das FIR mehrere praktische Übungen für den Kurs überlegt. Zudem wird die „topsystem Systemhaus GmbH“ aus Würselen ihre „Pick-by-Voice-Lösung“, eine sprachgestützte Kommissionierung, vorstellen.

Die Weiterbildung zahlt sich nicht nur für das Unternehmen aus. Aktuelle Studien wie die „Vergütungsstudie Führungskräfte und Spezialisten in Logistikfunktionen 2011“, die die „Personalmarkt Vergütungsberatung“ gemeinsam mit der Fachzeitschrift „LOGISTIK HEUTE“ veröffentlicht hat, belegen, dass die Gehälter von Logistikexperten steigen.

Der nächste „Chief Logistics Manager“ findet vom 15. bis zum 17. September und vom 29. September bis zum 1. Oktober 2011 in den Räumen des FIR am Pontdriesch 14/16 in Aachen statt.

Die Teilnahme an dem RWTH-Zertifikatkurs kostet 3.550 Euro.

Weitere Informationen zum „Chief Logistics Manager“ und zur Anmeldung sind online abrufbar: www.zertifikatkurs-chief-logistics-manager.de.

UniCredit Leasing Austria: Mit Kofax und digitalen Dokumenten komplexe Prozesse meistern

Die Situation

Hohe Priorität genießt bei der UniCredit Leasing Österreich die schnelle Bearbeitung der eingehenden Papierpost. Die Eigenheiten des Leasing-Geschäftes haben den dazu erforderlichen Aufwand in den letzten Jahren immer stärker ansteigen lassen. In der Posteingangsstelle musste ein immer größerer, manueller Aufwand betrieben werden, um die wachsende Korrespondenz an rund 180 verschiedene Projektgesellschaften mit unterschiedlichen Firmennamen zu sichten, sortieren und weiter zu leiten. Bei der unternehmensweiten Dokumentenmanagementlösung, die ab 2006 eingeführt wurde, spielt die Technologie von Kofax eine herausragende Rolle.

Die Herausforderung

Pro Jahr gehen bei der UniCredit Leasing Österreich über 120.000 Poststücke ein, die zum Teil in mehreren Schritten von unterschiedlichen Mitarbeitern bearbeitet werden müssen. Hinzu kamen in der Zeit vor der Einführung des unternehmensweiten Dokumentenmanagementsystems (DMS) unzählige Kopien, die angefertigt und intern verteilt werden mussten. Ziel war es daher, alle Dokumente zentral zu archivieren, so dass der Suchaufwand im Bedarfsfall so gering wie möglich ausfällt. Leichter gesagt als getan, denn im Jahr 2006 hatte das Archiv des aktiven Vertragsbestands bereits ein Ausmaß von etwa 2,5 Kilometern Regallänge erreicht.

„Im Jahr 2006 haben wir daher beschlossen, ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem für unser Kerngeschäft Leasing einzuführen“, erinnert sich Harald Krouza, Projektleiter bei der UniCredit Leasing. „Dabei ging es uns vor allem darum, die Dokumente bereits vor der Einbindung in unsere Workflows zu scannen und bei der Verteilung einen hohen Automatisierungsgrad zu erzielen.“

Gemeinsam mit dem Systemintegrator RR Donnelley wurde ein Konzept erstellt und schrittweise umgesetzt, in dessen Mittelpunkt die Technologie von Kofax steht. Das Konzept folgt dem Ansatz „Scan before Process“, bei dem alle Dokumente so früh wie möglich gescannt und dann in elektronischer Form in die Workflows integriert werden.

Die Kofax-Lösung

Von den rund 180 Projektgesellschaften der UniCredit Leasing Österreich entfallen etwa drei Viertel der eingehenden Papierdokumente auf die UniCredit Kfz Leasing GmbH und die UniCredit Fuhrparkmanagement GmbH. Dabei handelt es sich beispielsweise um Leasing- Verträge, Werkstattrechnungen oder Meldungen von Kfz- Versicherungen, die durchwegs ähnliche Eigenschaften aufweisen und daher weitestgehend standardisiert verarbeitet werden können. Die gesamte Post an die beiden genannten Gesellschaften wird von einem externen Dienstleister, der Firma Scanpoint – ein Unternehmen der österreichischen Post AG aus dem Poststrom herausgefi ltert, direkt gescannt und der UniCredit Leasing in Dateiform als Images übermittelt. Die restliche Korrespondenz wird im zentralen Posteingang am Unternehmenssitz in Wien gesammelt, manuell vorsortiert und anschließend gescannt. Dabei kommt Kofax Capture im Zusammenspiel mit der VirtualReScan-Lösung zum Einsatz, die für eine hohe Qualität der Images auch bei geknickten oder verschmutzten Vorlagen sorgt.

Die von Scanpoint angelieferten und die selbst erstellten Images werden im nächsten Schritt in die weitere Kofax- Verarbeitung eingeschleust: Mit Kofax Capture beziehungsweise den Kofax Transformation Modules werden die Images klassifi ziert und relevante Daten extrahiert. Handelt es sich um Rückläufer-Dokumente, etwa um unterschriebene Verträge, Übernahmeprotokolle oder ausgefüllte Formulare, so ist der weitere Weg direkt vorgezeichnet, denn diese Dokumente sind mit einem Barcode versehen. Dieser Barcode enthält eine individuelle Seriennummer, für die in einer Tabelle Informationen hinterlegt sind. Das zuständige Team erhält dadurch nicht nur diese Dokumente in seine Inbox zugestellt, sondern die Dokumente sind auch vollständig beschlagwortet und im elektronischen Archiv abgelegt, so dass die Mitarbeiter, direkt und ohne administrativen Aufwand ihren inhaltlichen Tätigkeiten nachkommen können. Als Frontend für die Mitarbeiter fungiert der OpenWorkDesk von WeWebU.

Ein großer Teil der Eingangspost kommt allerdings ohne Barcode und muss für die weitere Bearbeitung erst klassifi ziert und auf relevante Daten überprüft werden. Diesen Part übernehmen ebenfalls die Kofax Transformation Modules. Folgendes Beispiel macht die Vorgehensweise deutlich: Ein beträchtlicher Teil der Dokumente im Kfz-Bereich stammt von Versicherungen. Die Kofax Transformation Modules erkennen nicht nur die Art des Dokumentes anhand gewisser Wortvarianten, sie lesen auch automatisch fahrzeugrelevante Daten aus, etwa die Fahrgestellnummer und das Kfz-Kennzeichen. Anhand dieser Informationen in Verbindung mit einer Abfrage im Leasing- System wird ermittelt, welchen Vertrag das Schreiben betrifft, es wird entsprechend beschlagwortet und abgelegt sowie einem Bearbeiterteam zugeordnet. Nur der Teil der Informationen, den das System nicht mit ausreichender Sicherheit erkannt und validiert hat, wird von den Mitarbeitern manuell kontrolliert und gegebenenfalls korrigiert, bevor die Daten an das Kernsystem übergeben werden.

Die Vorteile

Zuletzt wurde das Dateiformat der Images auf PDF/A umgestellt, dazu wurde die Erweiterung Kofax PDF Image + Text zu Kofax Capture eingeführt. Bislang wurden die Images noch im TIFFFormat abgelegt, aber mit dem Umstieg auf PDF/A ist eine Volltexterkennung und -suche über die archivierten Dokumente möglich und die Größe der abgelegten Dateien wurde geringer.

Ein Papierarchiv wird für die tägliche Arbeit überhaupt nicht mehr benötigt, da alle für das Kerngeschäft relevanten Dokumente im Archivsystem vorgehalten werden. Das Nachscannen des Archivs und die konsequente Digitalisierung haben eine eindrucksvolle Reduzierung des Papierarchivs mit sich gebracht: Heute werden nur noch Originalverträge und vertragsähnliche Dokumente aus Sicherheitsgründungen längerfristig in Papierform abgelegt, alles andere – darunter Korrespondenz, Übernahmeprotokolle oder Rechnungen – werden nach einer kurzen Aufbewahrungsfrist von sechs Monaten vernichtet. Von den ehemals 2,5 Regalkilometern sind heute nur noch wenige Meter übrig geblieben.

Laden Sie sich die vollständige Case Study hier herunter.

Auf www.kofax.com/de finden Sie weitere interessante Informationen über die Automatisierung dokumentenbasierter Geschäftsprozesse.